Thamires Ribeiro – estagiária de Jornalismo

A tramitação eletrônica dos processos da Ufal começou a ser implantada em 2014, por meio da portaria nº 163, que estabeleceu os Sistemas Institucionais Integrados de Gestão (SIGs). Desde então, a comunidade universitária vem se adaptando ao modelo que tem o intuito de administrar as informações e procedimentos de diversas áreas funcionais, permitindo que as informações sejam gerenciadas de maneira eficiente e segura.

O arquivista do Protocolo Geral, Décio Filho, um dos setores de maior importância da Ufal, destaca que as ferramentas utilizadas estão sendo adequadas para que, aos poucos, a comunidade acadêmica vá se familiarizando.

O sistema operado no setor é o Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac), onde todas as autuações em processos administrativos, controle de movimentações, consultas, requisições de materiais, manutenção e reserva de veículos são realizados eletronicamente. Os memorandos, que antes eram cadastrados como processos, também podem ser elaborados pelo sistema. Por isso, o Sipac torna-se essencial para o setor. Ele informatiza as atividades e o fluxo de documentos, o que ajuda no registro e controle dos processos, que antigamente era todo feito de forma manual.

“Hoje o cadastro dos documentos é realizado com alguns cliques. O sistema gera a capa e a guia de movimentação do processo com todos os campos preenchidos, o Número Único de Protocolo também é produzido automaticamente. O interessado do processo recebe notificações das movimentações no seu e-mail cadastro, por fim, dentre outros recursos há a emissão de relatórios e gráficos”, afirmou o arquivista.

O Módulo Protocolo, disponível no Sistema Integrado, também se torna uma ferramenta essencial, uma vez que possibilita o registro de processos, documentos e memorandos eletrônicos, auxilia operações básicas de autuação, classificação, despacho, tramitação entre as unidades e arquivamento.

De acordo com o Décio Filho, essas ferramentas permitem agilidade, uma melhor administração das rotinas de trabalho nos setores, acesso rápido e transparência das informações. Com isso, além de diminuir a necessidade de impressão dos documentos, acelera o fluxo entre as unidades.

“Estão havendo adequações e, gradativamente, [o módulo] é colocado em uso. Como exemplo, há pouco foi divulgado e orientado o uso do despacho eletrônico para maior familiarização das funcionalidades do Módulo e aos poucos criar uma cultura de realização de procedimentos em meio eletrônico”, disse.

Décio destaca que além dos treinamentos para regular o uso do Módulo de Protocolo, um novo manual de normas e procedimentos estará disponível no portal Gestão do Conhecimento (http://www.ufal.edu.br/servidor/gestao-do-conhecimento/protocolo), no site da Ufal.

Onde tudo começa

O Protocolo Geral é um dos setores de grande importância para a Universidade, principalmente após a informatização dos serviços desenvolvidos por ele. É parte da implantação de forma eletrônica dos documentos da Universidade Federal de Alagoas, auxiliando na integração ao Processo Eletrônico Nacional (PEN). O Protocolo formaliza as solicitações, ações, reclamações, requerimentos, entre outros, além de registrar e controlar os documentos e processos que estão em tramitação na Universidade para garantir a transparência do fluxo documental, assegurar a recuperação e o acesso à informação.

De acordo com o arquivista Décio Filho, a grande relevância é pela realização de atendimentos tanto para o público externo quanto para a comunidade acadêmica, orientando sobre a execução de atividades de atuação de processos, instruções processuais e operacionais sobre o Módulo Protocolo. É o local onde se origina oficialmente os arquivos documentais da instituição.